Varsling og varslingsrutiner - arbeidsmiljøloven og nye regler

Arbeidsmiljøloven har egne regler om varsling. Alle ansatte har rett og krav på å kunne si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Arbeidsmiljølovens regler om varsling gjelder for et bredt spekter av saker, som for eksempel:

• Brudd på rettsregler.
• Brudd på skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten.
• Brudd på etiske normer, som det er bred tilslutning til i samfunnet.

Mange assosierer varsling med seksuell trakassering, mobbing eller annet som har med arbeidsmiljøet å gjøre. Men varsling omfatter mye mer. For eksempel brudd på HMS-regler, som kan medføre fare for liv, helse, miljø og/eller klima, myndighetsmisbruk eller brudd på personopplysningssikkerheten.

Alle virksomheter med fem ansatte eller flere, plikter å ha varslingsrutiner.

Varslingsreglene skal sikre at virksomhetene har klare rutiner, hvor hensikten er å sørge for bedre og raskere behandling av varsler, samt å medvirke til at kritikkverdige forhold opphører på et tidlig stadium.

Er du usikker på om selskapet ditt har varslingsrutiner på plass eller om varslingsrutinene er gode nok? Da kan dette være en god anledning for deg som er arbeidsgiver til å evaluere varslingsrutinene med dine ansatte og eventuelt tillitsvalgte.

Varsling er et godt instrument for å forebygge, samt avdekke og opphøre lovbrudd, korrupsjon eller annen uakseptabel adferd. Det er derfor i selskapets interesse å motta informasjon, som gir mulighet til å undersøke og avdekke eventuelle lovbrudd eller uakseptabel adferd.

Formålet med varslingsreglene er å legge til rette for at flere varsler, da det blir ansett å være et samfunnsgode at arbeidstakere som opplever kritikkverdige forhold på jobben varsler.

Varslingsreglene gir arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av et varsel. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan forholde seg passiv hvis det blir mottatt et varsel om kritikkverdige forhold i selskapet. Med gode varslingsrutiner og et godt saksbehandlingssystem, vil selskapet være bedre rustet til å ta imot og håndtere innkommende varslingssaker.

• Les mer om: Etiske retningslinjer og korrupsjon

Hovedregelen er at alle har ytringsfrihet. Dette er en rettighet som står sterkt, og som er forankret i Grunnloven.

Reglene om varsling er en "videreutvikling" av ytringsfriheten. Da alle har ytringsfrihet, følger retten til å varsle av dette utgangspunktet. Arbeidsmiljøloven setter likevel noen begrensninger for hvor langt en ansatt kan gå når det skal varsles om noe.

Arbeidsmiljøloven gir beskyttelse til varslere, når det blir varslet om «kritikkverdige forhold».

Hva som menes med kritikkverdige forhold følger av arbeidsmiljølovens regler. Begrepet «kritikkverdige forhold» er definert som:

Ikke alle ytringer regnes som kritikkverdige forhold. Det er viktig å være klar over dette, da slike ytringer ikke gir varsleren det samme vernet som når det blir varslet om et kritikkverdig forhold.

Eksempler på ytringer, som i utgangspunktet ikke regnes som varsling etter arbeidsmiljølovens regler, er forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, slik som misnøye med egen lønn, stilling, arbeidstid ol.

Noen ganger kan det være vanskelig å skille om en ytring er omfattet av reglene om varsling eller ikke. For de selskapene som har varslingstjeneste gjennom et advokatselskap, kan advokaten ta førstegangsvurderingen av om et innkommet varsel bør undersøkes etter varslingsreglene eller om varslingssaken kan avsluttes uten videre undersøkelser.

En slik varslingstjeneste kan sikre en god vurdering av innholdet i varselet og hva som vil være forsvarlig saksbehandling fra selskapets side.

Både arbeidstakere og innleide arbeidstaker, har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers eller innleierens virksomhet.

Retten til å varsle omfatter også:

• Elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål.
• Vernepliktige.
• Sivile tjenestepliktige og tjenestepliktige i sivilforsvaret.
• Pasienter i helseinstitusjoner, attføringsinstitusjoner o.l.
• Personer som i opplæringsøyemed eller i forbindelse med arbeidsrettede tiltak utplasseres i virksomheter uten å være arbeidstakere.
• Personer som uten å være arbeidstakere deltar i arbeidsmarkedstiltak.

Merk at EU i 2019 vedtok et nytt Varslingsdirektiv, som utvider kretsen ytterligere til blant annet å omfatte:

• Jobbsøkere.
• Tidligere ansatte (som har sluttet).
• Aksjonærer.
• Selvstendige oppdragstakere.
• Personer som jobber hos underleverandører eller ander kontraktsparter.

Vernet mot gjengjeldelse er også utvidet til å omfatte personer med nær tilknytning til varsleren. Det kan for eksempel være varslerens kolleger, familie, venner, juridiske enheter som varsleren eier eller jobber for mv.

EUs Varslingsdirektiv ble vedtatt av EU i oktober 2019.

Varslingsdirektivet er til behandling hos Justis- og beredskapsdepartementet, som arbeider med å vurdere om- og hvordan Varslingsdirektivet skal gjennomføres i norsk rett.

Vår vurdering er at direktivet sannsynligvis blir gjennomført som norsk lov. Et sentralt formål med direktivet er nettopp å styrke tillitten til EUs indre marked, og en felles minimumsstandard for vern av varslere i arbeidslivet vil fremme like konkurransevilkår i EU.

For norske selskaper betyr dette blant annet at man må gjennomgå varslingsrutinene og sjekke at de er i tråd med regelverket som sannsynligvis vil bli en del av norsk rett. Dette gjelder særlig krav til hvem som kan varsle, frister for saksbehandling og krav til taushetsplikt, anonymitet og konfidensialitet.

Codex tilbyr en digital varslingstjeneste, som hjelper norske selskaper med å overholde EU-reglene i henhold til Varslingsdirektivet.

Det følger av arbeidsmiljølovens regler at arbeidstakers varsling må være forsvarlig.

Det følger av arbeidsmiljølovens regler at et varsel vil være forsvarlig, dersom arbeidstaker:

• Varsler internt til arbeidsgiver eller en representant for arbeidsgiver,
• Varsler i samsvar med virksomhetens rutiner for varsling,
• Varsler i samsvar med varslingsplikt, eller
• Varsler via verneombud, tillitsvalgt eller advokat.

Dersom arbeidstaker varsler eksternt i media eller offentligheten for øvrig, så kan det også anses som forsvarlig. Men det forutsetter at:

• Arbeidstaker er i aktsom god tro om innholdet i varselet.
• Varselet gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse.
• Arbeidstaker først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig.

Arbeidstakere har rett til å varsle anonymt. Arbeidsgiver har derfor ikke lov til å igangsette interne undersøkelser for å forsøke å avdekke identiteten til en som har varslet anonymt.

Anonyme varsler kan imidlertid gjøre det vanskelig for arbeidsgiver å undersøke innkommende varsler. Dette bør derfor opplyses godt i varslingsrutinene.

Gode varslingssystemer kan bidra til at arbeidsgiver kan håndtere og undersøke anonyme varsler på en bedre måte. Med Codex Varslingstjeneste er det mulig for arbeidsgiver å ta imot anonyme varsler, som er helt sikre og krypterte, samtidig som arbeidsgiver kan ha en dialog og kommunikasjon med varsleren gjennom varslingsplattformen. Dette sikrer virksomheten bedre tilgang til informasjon og dokumentasjon når et varsel skal undersøkes. Samtidig sikrer arbeidsgiver at de ansattes personvern er i varetatt.

Arbeidsgiver plikter å sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt, innen rimelig tid.

Hva som menes med rimelig tid er ikke nærmere klarlagt av lovgiver. Dette må derfor vurderes konkret for hvert enkelt varsel.

Hvor omfattende arbeidsgivers undersøkelsesplikt er, vil være avhengig av innholdet i varselet. Av og til holder det med en enkel undersøkelse. For eksempel ved at en leder eller HR tar en samtale med enkelte ansatte på arbeidsplassen.

Andre ganger vil det være behov for større undersøkelser. I noen tilfeller kan det være lurt å rådføre seg med fagpersoner, slik som advokat eller revisor.

Når et varsel blir mottatt, kan det undersøkes ved gransking.

En gransking kan for eksempel være:

• Innhenting og undersøkelse av dokumentasjon på, og drøftelse av, om det foreligger mulige forsømmelser på et overordnet nivå, som retter kritikk mot den aktuelle virksomheten.
• Skaffe materiale som skal gjøre arbeidsgiver i stand til å vurdere om ansvarsnormer er brutt.
• Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking.
• Utrede sak som er mottatt som et varsel.
• Innsamling av fakta eller faktaredegjørelse.
• Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd.
• Vurdere hvilke tiltak som kan bidre til å forhindre uheldige forhold i fremtiden (preventivt).

Hvis et selskap vurderer ekstern bistand med gransking, som nevnt i eksemplene over, er det viktig at virksomheten får en god oppdragsbeskrivelse med mandat og tidsplan.

Undersøkelse av et varsel bør alltid avsluttes med en skriftlig vurdering og konklusjon. Ved ekstern gransking avsluttes det vanligvis med en skriftlig rapport, som oppsummerer funnene i undersøkelsene, både når det gjelder faktum og det rettslige. Rapporten vil som regel også inneholde en konklusjon og anbefaling, avhengig av hva som har vært mandatet til den eller de som gransker varselet.

Granskningsrapporten bør inneholde:

• En beskrivelse av saksforholdet som er utredet.
• En vurdering av saksforholdet sett i lys av oppdragsgivers mandat, som er fastsatt i oppdragsbeskrivelsen.
• Konklusjon og anbefaling av eventuelle tiltak.

Ved å bruke en ekstern varslingstjeneste, sikrer arbeidsgiver at habiliteten til den eller de som mottar varselet.

Det kan også sikre en bedre vurdering av varselet som har kommet inn, herunder om forholdet er omfattet av arbeidsmiljølovens regler om varsling eller ikke.

Videre kan det bidra til å skape en tillit hos de ansatte, som vil være av betydning for selskapets omdømme.

Det er et absolutt forbud mot å gjengjelde mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A.

Tidligere har det ikke vært noen definerte eksempler i loven om hva som menes med gjengjeldelse. I de nye reglene er det oppstilt eksempler på hva som menes med gjengjeldelse:

• trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering eller annen utilbørlig opptreden,
• advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering, eller
• suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff

Listen er ikke uttømmende, men er ment som eksempler.

Brudd på reglene om forbud mot gjengjeldelse kan medføre at arbeidstaker har krav på oppreisning og erstatning. Det er derfor viktig at arbeidsgiver sørger for at arbeidstaker som varsler, ikke utsettes for noen form for gjengjeldelse.

• Les mer om: Gangen i en varslingssak

Vi tilbyr følgende tjenester for å sikre intern kontroll:

• Hjelp til å etablere, drifte og administrere en brukervennlig varslingstjeneste.
• Gjennomgang og utarbeidelse av varslingsrutiner
• Tilpasse allerede eksisterende varslingsrutiner i henhold til de nye reglene
• Være virksomhetens kontaktperson ved varsling og følge opp varsler
• Bistå med faktaundersøkelser eller granksningsarbeid
• Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking
• Utrede sak som er mottatt som et varsel
• Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd
• Å vurdere hvilke tiltak som kan bidre til å forbindre uheldige forhold i fremtiden
• Å holde kurs for bedriften om varsling

Vi bistår klienter over hele landet.