Nedbemanning – regler, rettigheter og krav til en saklig prosess

En nedbemanning betyr at virksomheten reduserer antall ansatte som følge av økonomiske, organisatoriske eller driftsmessige forhold. Det kan være resultat av sviktende inntjening, teknologiske endringer eller en omstilling som krever færre ansatte i visse funksjoner.

Til forskjell fra en oppsigelse som skyldes arbeidstakers egne forhold, handler oppsigelse ved nedbemanning alltid om virksomhetens behov. Det må derfor foreligge en saklig grunn for at oppsigelsen skal være lovlig.

Lovverket stiller strenge krav til fremgangsmåten. Arbeidsgiver må kunne dokumentere at behovet for nedbemanning er reelt, at prosessen har vært saklig, og at kriteriene for utvelgelse har vært konsekvent brukt.

Etter arbeidsmiljøloven § 15-7 kan oppsigelse bare skje dersom det foreligger saklig grunn. Ved nedbemanning vurderes sakligheten både i selve beslutningen om å redusere bemanningen og i utvelgelsen av hvilke ansatte som skal sies opp.

Behovet må være reelt. Vanlige årsaker er langvarig økonomisk nedgang, bortfall av kontrakter, sammenslåing av virksomheter eller behov for effektivisering.

DNBs varslede nedbemanning fra 2024 ble blant annet begrunnet med digitalisering av kundetjenester, mens Telias nedbemanning handlet om et ønske om mer effektiv drift. I begge tilfeller måtte arbeidsgiver dokumentere både behov og prosess for å oppfylle saklighetskravet.

Også offentlige arbeidsgivere må følge de samme reglene. En nedbemanning i kommunen må bygge på dokumenterte budsjettendringer og drøftelser med tillitsvalgte.

Ved nedbemanning i konsern, som i Hydro, Equinor eller Statkraft, må arbeidsgiver vurdere om ansatte kan omplasseres til andre selskaper i konsernet før oppsigelse vurderes.

Når arbeidsgiver beslutter at bemanningen må reduseres, må det avklares hvem som skal vurderes for oppsigelse. Dette kalles utvalgskretsen.

Hovedregelen er at hele virksomheten skal vurderes samlet. Likevel kan arbeidsgiver – dersom det finnes saklig grunn – avgrense kretsen til en avdeling, et geografisk område eller en funksjon.

Etter at utvalgskretsen er definert, må arbeidsgiver bestemme utvelgelseskriterier ved nedbemanning. De vanligste kriteriene er ansiennitet, kompetanse og sosiale forhold.

I virksomheter som er bundet av tariffavtale, står ansiennitet normalt sterkt, men den kan vike dersom kompetanse eller andre hensyn er avgjørende for driften. Dette omtales som vurderingen av ansiennitet og kompetanse ved nedbemanning.

Det avgjørende er at arbeidsgiver benytter objektive og etterprøvbare kriterier, og at de anvendes konsekvent.

Send oss en henvendelse under, så tar vi kontakt.

Dersom arbeidsgiver bruker kompetanse som utvelgelseskriterium, må vurderingen være dokumentert og basert på faktiske forhold. Mange arbeidsgivere gjennomfører en kompetansekartlegging ved nedbemanning for å sikre at vurderingen skjer på et saklig og transparent grunnlag.

En slik kartlegging skal bygge på reelle ferdigheter, utdanning, erfaring og prestasjoner – ikke på personlige preferanser.

Manglende dokumentasjon kan føre til at oppsigelsen anses usaklig, selv om nedbemanningen i seg selv er nødvendig.

Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, må det gjennomføres et drøftelsesmøte med den ansatte, jf. arbeidsmiljøloven § 15-1.

Formålet er å gi arbeidstakeren anledning til å komme med sine synspunkter. Under møtet skal arbeidsgiver redegjøre for bakgrunnen for nedbemanningen, hvilke kriterier som er brukt, og hvordan vurderingen har vært gjort. Arbeidstakeren kan ha med seg tillitsvalgt eller rådgiver.

Dette kravet gjelder i alle nedbemanningsprosesser, både i privat og offentlig sektor.

Ved nedbemanning av en sykemeldt arbeidstaker må arbeidsgiver være ekstra varsom. En oppsigelse kan være saklig dersom nedbemanningen skyldes virksomhetens behov, men aldri dersom årsaken er selve sykefraværet. Det samme gjelder ved nedbemanning av en gravid ansatt – oppsigelsen kan bare begrunnes i forhold som er helt uavhengige av graviditeten.

Dersom drøftelsesmøte ikke avholdes, eller hvis det fremstår som en ren formalitet, vil oppsigelsen som hovedregel anses ugyldig.

Etter arbeidsmiljøloven § 15-7 (2) har arbeidsgiver en plikt til å vurdere om det finnes annet passende arbeid i virksomheten før oppsigelse gis.

Dette betyr at arbeidsgiver må undersøke om det finnes ledige stillinger som arbeidstakeren er kvalifisert for, selv om stillingen er lavere lønnet eller innebærer endrede oppgaver.

I konsernforhold må vurderingen gjøres på tvers av selskaper, dersom det er praktisk mulig. Manglende vurdering av annet arbeid er en vanlig årsak til at oppsigelser kjennes ugyldige.

Når arbeidsgiver beslutter å gå til oppsigelse, må det sendes et skriftlig oppsigelsesbrev som oppfyller lovens formkrav. Brevet skal inneholde informasjon om årsaken, oppsigelsestiden, retten til forhandlinger og søksmål, samt de aktuelle fristene.

Ved oppsigelsestid ved nedbemanning gjelder enten lovens bestemmelser eller det som følger av tariffavtale eller arbeidsavtale. Lengden på oppsigelsestiden avhenger ofte av ansiennitet og alder.

Feil i oppsigelsesbrev, som manglende opplysninger eller feil prosess, kan gjøre oppsigelsen ugyldig.

En arbeidstaker som sies opp på grunn av nedbemanning har i mange tilfeller fortrinnsrett til ny stilling i virksomheten.

Fortrinnsretten gjelder i inntil ett år etter at oppsigelsen trer i kraft, og forutsetter at arbeidstakeren er kvalifisert for stillingen. Dette gir en viss trygghet for dem som rammes av nedbemanning, og er et sentralt element i rettighetene ved nedbemanning.

Etter oppsigelse kan arbeidstaker kreve forhandlinger med arbeidsgiver. I mange tilfeller ender dette med en sluttpakke.

En sluttpakke ved nedbemanning er en frivillig avtale hvor arbeidstakeren mottar kompensasjon, ofte tilsvarende flere måneders lønn, i bytte mot å frafalle krav om søksmål.

Dette er et vanlig virkemiddel ved usikkerhet om oppsigelsens saklighet. Arbeidsgiver får forutsigbarhet, og arbeidstakeren får økonomisk trygghet i overgangsperioden.

Både Schibsted sin nedbemanning, Hydro sin nedbemanning og Telenor sin nedbemanning har vært eksempler på prosesser der sluttpakker ble brukt for å løse situasjoner på en ryddig måte.

Mange virksomheter snubler i selve prosessen – ikke i begrunnelsen for nedbemanning.

Typiske feil er:

• Manglende dokumentasjon av behov
• Uklare eller usaklige kriterier
• Ingen reell vurdering av annet passende arbeid
• Drøftelsesmøte gjennomført for sent eller ikke i det hele tatt
• Feil oppsigelsestid eller manglende opplysninger i brev

For arbeidsgiver handler en korrekt nedbemanning om mer enn juss. Det handler om mennesker, tillit, intern kultur og risiko. Feil trinn i prosessen kan koste både penger og omdømme.

For arbeidstaker er det viktig å reagere raskt. Fristen for å kreve forhandlinger er to uker etter mottatt oppsigelse, og søksmålsfristen er åtte uker.

En tidlig juridisk vurdering kan ofte avklare om prosessen har vært saklig, og om du har krav på sluttpakke, fortrinnsrett eller erstatning.

For arbeidsgivere:

Vi bistår med vurdering av grunnlag for nedbemanning, utarbeidelse av dokumentasjon, drøftelsesmøter, oppsigelsesbrev og sluttavtaler.

For arbeidstakere:

Vi vurderer om oppsigelsen er saklig, bistår i forhandlinger og sluttpakker, og representerer deg i eventuelle rettstvister.