Personopplysninger i arbeidsforhold – hva er lov?

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Dette omfatter:

• Navn, adresse, bilde
• Informasjon i personalmappe
• Kommunikasjon og logger fra e-post og IT-systemer

Det er ikke ulovlig å behandle personopplysninger – men det krever lovlig grunnlag. I arbeidsforhold skjer dette ofte i form av:

• Oppbevaring i personalmapper
• Bruk av bilder og profiler på intranett/internett
• Logging av aktivitet på e-post og filer

Ja, i mange tilfeller. For eksempel:

• Portrettbilder krever alltid samtykke
• Situasjonsbilder (som julebord) kan deles uten, men må slettes ved ønske

Hovedregelen er nei – arbeidsgiver har ikke rett til innsyn i privat e-post eller filer. Men det finnes unntak:

• Hvis det er nødvendig for drift (f.eks. ved fravær)
• Hvis det foreligger berettigede interesser
• Ved begrunnet mistanke om grovt pliktbrudd

Eksempler kan være:

• Ulovlig fildeling
• Trakassering via e-post
• Andre forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse

Ja. Arbeidsgiver må følge prosedyrer:

• Den ansatte skal varsles
• Vurderingen må dokumenteres
• Formålet må være legitimt og nødvendig

Personalmapper kan inneholde sensitive opplysninger. Det betyr at:

• Tilgangen må være begrenset
• Opplysningene skal bare lagres når det er nødvendig
• Formålet må være klart definert

📌 Arbeidsgiver, tillitsvalgte og HR må ha bevisst forhold til hva som lagres og hvorfor.

Snakk med oss. Vi bistår både arbeidsgivere og ansatte i hele landet.

Vi bistår klienter over hele landet.