Varslingsrutiner: Slik sikrer du korrekt saksbehandling

Alle selskaper som jevnlig sysselsetter minst 5 ansatte, plikter å ha skriftlige varslingsrutiner 

Gode varslingsrutiner bidrar til at selskapet håndterer innkommende varsler på en effektiv og forsvarlig måte, i henhold til arbeidsmiljølovens krav og personvernregelverket. 

Manglende eller dårlige varslingsrutiner kan medføre at virksomheten blir erstatningsansvarlig overfor ansatte. Videre kan det bidra til et dårligere arbeidsmiljø og en fryktkultur for å varsle om kritikkverdige forhold, som gjør at virksomhetens omdømme reduseres og man mister muligheten til å gjøre viktige endringer eller unngå lovbrudd. 

Arbeidsgiver skal aktivt arbeide for at arbeidstakerne har et godt fysisk- og psykisk arbeidsmiljø. Dette følger av arbeidsgivers lovpålagte omsorgsplikt. 

Loven oppstiller noen minstekrav, men utenom dette er det ikke noe fasitsvar eller «one-size-fits-all» når det kommer til varslingsrutiner.  

For å lykkes med en varslingssak, er det lurt å konferere med en arbeidsrettsadvokat slik at varslingsrutinene blir tilpasset din virksomhet og bransje.  

• Les mer om: Varsling: Oppfyller varslingsrutinene lovkravene?

Når arbeidsgiver mottar et varsel, må følgende punkter undersøkes og klargjøres: 

• Hvem skal undersøke varselet? 
• Er den som skal undersøke varselet habil? 
• Har den som skal undersøke varselet nødvendig og tilstrekkelig kompetanse? 
• Gjelder varselet "kritikkverdige forhold" i henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 2 A? 
• Er det varslet på forsvarlig måte? 
• Er vedkommende som har varslet, beskyttet av arbeidsmiljølovens regler om varslervern? 

Den konkrete saksbehandlingen er avhengig av varselets karakter og de involverte personene. 

For å unngå unødvendige kostnader og eventuell konflikteskalering, bør virksomheten få profesjonell hjelp slik at varslingssaken løses så raskt og effektivt som mulig og på lavest mulig nivå. 

Arbeidsgiver må alltid huske å overholde lovpålagt konfidensialitetsplikt. Det vil si at den som varsler og den det er varslet om, som utgangspunkt har rett til å beholde konfidensialitet om sin identitet. Videre betyr det at identiteten til den som har varslet eller andre opplysninger i saken, ikke skal gjøres kjent for flere enn det som er helt nødvendig. Dette kan være vanskelige vurderinger, og det er ofte lurt å konferere med en advokat for å vurdere hvilken informasjon som kan og ikke kan deles. 

For øvrig må arbeidsgiver sørge for ivaretakelse av reglene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av alle personopplysninger. 

Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at en arbeidstaker har varslet. 

Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som har varslet om kritikkverdige forhold, er forbudt. I forbindelse med en varslingssak plikter arbeidsgiver å sørge for forebyggende tiltak, for å hindre at den som har varslet opplever gjengjeldelse som følge av varselet. 

For å unngå gjengjeldelse anbefaler vi at virksomhetene får bistand til å foreta en risikovurdering av varslerens og eventuelt den omvarsledes situasjon, slik at nødvendige tiltak kan iverksettes. 

Husk at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for å sannsynliggjøre at eventuelle opplysninger, som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse, ikke er gjengjeldelse som følge av varslingssaken.  

Dersom det foreligger gjengjeldelse i en sak, kan det medføre at arbeidstaker har krav på erstatning. 

Det er ingen automatikk i at den som varsler har rett på innsyn i undersøkelsene som gjennomføres. Arbeidsgiver plikter å overholde konfidensialitetsplikten, og dette begrenser varslerens rett til innsyn. 

Vår erfaring er at det kan være lurt å konferere med en profesjonell, for å vurdere hvor mye og hvilken informasjon som kan og bør gis. I noen tilfeller er det for eksempel nødvendig for undersøkelsene at den som har varslet får informasjon om at varselet blir fulgt opp i tråd med virksomhetens varslingsrutiner.  

Opplysninger om eventuelle sanksjoner som har skjedd, i etterkant av et varsel, er informasjon arbeidsgiver ikke kan gi til den som har varslet. Dette er personvernopplysninger, som ikke kan deles med andre enn den personen dette angår. Eksempler på slike sanksjoner kan være advarsel, oppsigelse eller avskjed. 

Våre advokater har lang erfaring med å håndtere varslingssaker og kan tilby deg den hjelpen du trenger for å sikre en rettferdig prosess. Vi tilbyr rådgivning om varslingsgrunnlag og prosess, og bistår i undersøkelsessaker og forhandlinger.  

For arbeidsgivere tilbyr vi en digital varslingstjeneste. Vi bistår også med å implementere og vedlikeholde gode varslingsrutiner, som ivaretar de ansattes personvern og sikrer at kritikkverdige forhold blir håndtert på en god måte. Videre er vi ekstern varslingsmottaker for flere virksomheter, og vi bistår med håndtering av varsler, undersøkelser og granskning, samt bistand i forhandlinger for å unngå rettslige tvister. 

Codex Advokat har lang erfaring med arbeidsrettslige problemstillinger og bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere med varslingssaker. 

Vi tilbyr personlig oppfølging og skreddersydde løsninger for å sikre at dine behov blir ivaretatt.   

Vårt team består av dedikerte advokater, som jobber for å oppnå de beste resultatene for deg, og vi er tilgjengelige for å bistå uansett hvor i landet du befinner deg. 

Vi bistår klienter over hele landet.