Gangen i en varslingssak

Det første steget i en varslingssak er å forebygge mot saker det kan varsles om. Med det menes det at arbeidsgiver aktivt må arbeide for at de ansatte har et godt fysisk- og psykisk arbeidsmiljø. Dette følger av arbeidsgivers lovpålagte omsorgsplikt.

For virksomheter som jevnlig sysselsetter fem ansatte eller flere, er det et lovpålagt krav å ha skriftlige varslingsrutiner. Loven oppstiller noen minstekrav, men utenom dette er det ikke noe fasitsvar eller «one-size-fits-all» når det kommer til varslingsrutiner. For å lykkes med en varslingssak, er det viktig at varslingsrutinene er tilpasset din virksomhet og bransje. I dette ligger det blant annet at arbeidsgiver må foreta risikovurderinger.

• Les mer om: Varsling: Oppfyller varslingsrutinene lovkravene?

Når arbeidsgiver mottar et varsel, må følgende punkter undersøkes og klargjøres:

• Hvem skal undersøke varselet?
• Er den som skal undersøke varselet habil?
• Har den som skal undersøke varselet nødvendig og tilstrekkelig kompetanse?
• Gjelder varselet "kritikkverdige forhold" i henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 2 A?
• Er det varslet på forsvarlig måte?
• Er vedkommende som har varslet, beskyttet av arbeidsmiljølovens regler om varslervern?

Den konkrete saksbehandlingen er avhengig av varselets karakter og de involverte personene.

For å unngå unødvendige kostnader og eventuell konflikteskalering, bør de forholdene varselet omhandler adresseres i en konstruktiv og åpen dialog. En varslingssak bør også løses så raskt og effektivt som mulig og på lavest mulig nivå.

Arbeidsgiver må alltid huske å overholde lovpålagt konfidensialitetsplikt. Det vil si at den som varsler og den det er varslet om, har rett til å beholde konfidensialitet om sin identitet. Videre betyr det at identiteten til den som har varslet eller andre opplysninger i saken, ikke skal være kjent for flere enn det som er helt nødvendig.

Dersom det viser seg å være nødvendig for undersøkelsen, anbefaler vi at arbeidsgiver informerer internt om at det er mottatt et varsel og at varslingssaken blir fulgt opp i tråd med selskapets varslingsrutiner.

For øvrig må arbeidsgiver sørge for ivaretakelse av reglene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av alle personopplysninger.

Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av eller en reaksjon på at en arbeidstaker har varslet.

Gjengjeldelse mot en arbeidstaker som har varslet om kritikkverdige forhold, er forbudt. I forbindelse med en varslingssak plikter arbeidsgiver å sørge for forebyggende tiltak, for å hindre at den som har varslet opplever gjengjeldelse som følge av varselet.

For å unngå gjengjeldelse er det viktig at det foretas en risikovurdering av varslerens og eventuelt den omvarsledes situasjon.

Husk at du som arbeidsgiver, har bevisbyrden for å sannsynliggjøre at eventuelle opplysninger, som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse, ikke er gjengjeldelse som følge av varslingssaken.

Den varsler har ikke et lovpålagt krav til innsyn i undersøkelsene som gjennomføres. Arbeidsgiver plikter å overholde konfidensialitetsplikten, og dette begrenser varslerens rett til innsyn.

Vår erfaring er at det ofte kan være nødvendig for undersøkelsene at den som har varslet får informasjon om at varselet blir fulgt opp i tråd med virksomhetens varslingsrutiner. Varsleren bør også få informasjon om utfallet av varselet, i den grad arbeidsgiver kan gi ut dette i tråd med personvernreglene. At slik informasjon gis, kan bidra til å skape tillit hos de ansatte, og trygghet for den som har varslet om at varselet blir håndtert på en ordentlig måte og at vedkommende har blitt hørt.

Opplysninger om eventuelle sanksjoner som har skjedd, i etterkant av et varsel, er informasjon arbeidsgiver ikke kan gi til den som har varslet. Dette er personvernopplysninger, som ikke kan deles med andre enn den personen dette angår. Eksempler på slike sanksjoner kan være advarsel, oppsigelse eller avskjed.

Det er viktig at arbeidsgiver også ivaretar interessene til den varselet omhandler. Ofte definerer vi dette som den «omvarslede».

Som hovedregel skal den det er varslet om gis informasjon om varselet og dets innhold, slik at vedkommende kan komme med sin versjon. Dette følger av kontradiksjonsprinsippet.

Retten til kontradiksjon kan for eksempel sikres ved at det foretas intervju av de involverte partene.

Viser det seg at det er gitt ufullstendige eller uriktige opplysninger, har den det er varslet om en rett til å få opplysningene rettet opp.

Dersom det anses som klart utilrådelig at den omvarslede informeres om varslet, kan den som er ansvarlig for å følge opp varselet avvente med å informere omvarslede.

Dette kan være en svært vanskelig vurdering for arbeidsgiver. Vi anbefaler at arbeidsgiver i slike tilfeller rådfører seg med en advokat før informasjon eventuelt holdes tilbake.

Arbeidsgiver må heller ikke glemme at den som har varslet, har krav på å ha navnet sitt og andre opplysninger som kan avsløre varslerens identitet, holdt konfidensielt.

I virksomheter som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere, skal det være opprettet et arbeidsmiljøutvalg (ofte forkortet til AMU).

Formålet med AMU er å bidra til gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten.

Vi bistår klienter over hele landet.