Oppfyller varslingsrutine lovens krav?

Varsling

Alle virksomheter med 5 ansatte eller flere, plikter å ha rutiner for intern varsling. Mange arbeidsgivere synes det er vanskelig å utarbeide en god varslingsrutine. Det er derfor mange virksomheter som ennå ikke har dette på plass. En god varslingsrutine er viktig, da undersøkelser viser at mange ansatte ikke har tillit til at varsling håndteres på en god nok måte.

Av Codex Advokat og Arbeidsrettsadvokater.no
16/11/2021

Hva er varsling?

Alle arbeidstakere har rett til å si i fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Arbeidsmiljølovens regler om varsling er et instrument, som skal ivareta arbeidstakernes rett til å varsle.

Den offentlige oppmerksomheten og debatten rundt retten til å varsle, kom for fullt i 2017 etter at den kjente Hollywood-skuespilleren Alyssa Milano postet følgende melding på Twitter den 15. oktober 2017:

"If you've been sexually harassed or assaulted write 'me too' as a reply to this tweet."

Dette startet en stor bevegelse over hele verden og i Norge ble det en stor debatt om temaet seksuell trakassering på arbeidsplassen. Vi hadde imidlertid regler om varsling i arbeidsmiljøloven før denne offentlige debatten startet, og allerede fra 1. juli 2017 trådte det i kraft regler om dette i et eget kapittel i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A.

Arbeidsmiljølovens regler om varsling gjelder imidlertid ikke bare for saker som omhandler seksuell trakassering, men kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Varsling: nye regler (1. januar 2020)

Den 11. juni 2019 vedtok Stortinget nye regler og endringer i kapittelet om varsling. De nye reglene skal blant annet styrke arbeidstakernes vern og klargjøre dagens regelverk ytterligere.

De nye reglene trådte i kraft 1. januar 2020. For mange arbeidsgivere er det viktig å gå gjennom varslingsrutinene, da kravene for dette er skjerpet.

Videre gav de nye reglene arbeidsgiver en aktivitetsplikt ved mottak av et varsel. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan forholde seg passiv når det varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten. Har arbeidsgiver gode varslingsrutiner på plass, vil det gjøre saksbehandlingen enklere når et varsel først blir mottatt.

Hva er formålet med varsling?

Det er i selskapets interesse å motta informasjon som kan avdekke eventuelle lovbrudd eller uakseptabel adferd. Varsling er et godt instrument for å forebygge, samt avdekke og opphøre lovbrudd, korrupsjon eller annen uakseptabel adferd.

Den 1. januar 2020 trådte i kraft nye regler i arbeidsmiljølovens kapittel om varsling. Formålet med nye regler er å legge til rette for at flere varsler, da det er ansett å være et samfunnsgode at arbeidstakere som opplever kritikkverdige forhold på jobben varsler.

Varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen

Varsling er en "videreutvikling" av ytringsfriheten. Vi har alle ytringsfrihet, og retten og friheten til å varsle følger at dette. Arbeidsmiljøloven setter likevel noen begrensninger for hvor langt man kan gå.

Arbeidsmiljøloven har foreløpig ikke en egen definisjon for hva som menes med kritikkverdige forhold. Etter de nye reglene, er kritikkverdige forhold definert som:

Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer i virksomheten eller etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet, for eksempel forhold som kan innebære

a) fare for liv eller helse
b) fare for klima eller miljø
c) korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
d) myndighetsmisbruk
e) uforsvarlig arbeidsmiljø
f) brudd på personopplysningssikkerheten.

Hva er ikke kritikkverdige forhold?

Ikke alle ytringer regnes som kritikkverdige forhold. Ytringer om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes normalt ikke som varsling, etter reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A.

Det kan av og til være vanskelig å skille om en ytring er omfattet av reglene om varsling eller ikke. Hvis selskapet ditt mottar et varsel fra en arbeidstaker, anbefaler vi at virksomheten tar kontakt med en advokat med erfaring i varsling- og gransking. Dette vil sikre en god vurdering av innholdet i varselet og hva som vil være forsvarlig saksbehandling fra selskapets side.

Hvem kan varsle?

Foreløpig er det arbeidstakere og innleid arbeidstaker, som har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers eller innleierens virksomhet.

Når det nye lovvedtaket trer i kraft, utvides kretsen for hvem som kan varsle, til også å inkludere:

  • Elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål
  • Vernepliktige
  • Sivile tjenestepliktige og tjenestepliktige i sivilforsvaret
  • Pasienter i helseinstitusjoner, attføringsinstitusjoner o.l.
  • Personer som i opplæringsøyemed eller i forbindelse med arbeidsrettede tiltak utplasseres i virksomheter uten å være arbeidstakere
  • Personer som uten å være arbeidstakere deltar i arbeidsmarkedstiltak

Hvordan varsler man?

Det følger av arbeidsmiljølovens regler at arbeidstakers varsling må være forsvarlig.

Det har vært uklart hva som er forsvarlig varsling.

Av den grunn har lovgiver vedtatt nye regler, som konkretiserer hva som vil være forsvarlig varsling etter loven.

Det regnes som forsvarlig, dersom arbeidstaker:

  • Varsler internt til arbeidsgiver eller en representant for arbeidsgiver,
  • Varsler i samsvar med virksomhetens rutiner for varsling,
  • Varsler i samsvar med varslingsplikt eller
  • Varsler via verneombud, tillitsvalgt eller advokat

Det anses også som forsvarlig dersom arbeidstaker varsler eksternt til en offentlig tilsynsmyndighet eller en annen offentlig myndighet.

Dersom arbeidstaker varsler eksternt i media eller offentligheten for øvrig, så kan det også anses som forsvarlig. Men det forutsetter at:

  • arbeidstaker er i aktsom god tro om innholdet i varselet,
  • varselet gjelder kritikkverdige forhold som har allmenn interesse og
  • arbeidstaker først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig

Er arbeidsgiver usikker på om varsling har skjedd i strid med arbeidsmiljølovens regler om krav til forsvarlig varsling, er det viktig alltid å ta kontakt med en advokat først. Dette fordi det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at varslingen ikke har vært forsvarlig.

Hvordan håndtere et anonymt varsel?

Arbeidstakere har rett til å varsle anonymt. Det betyr at arbeidsgiver ikke kan igangsette intern gransking for å avdekke identiteten til den som har varslet anonymt.

Gode varslingsrutiner vil sørge for at arbeidsgiver også kan håndtere anonyme varsler på en god måte. Det er viktig at varselet blir behandlet og undersøkt.

Hva regnes ikke som et varsel?

En ytring om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold, regnes i utgangspunktet ikke som varsling etter reglene i arbeidsmiljøloven, kapittel 2 A. For eksempel personalkonflikt. Men her er det unntak. Det er derfor viktig at arbeidsgiver rådfører seg om dette med en advokat, før det konkluderes med at en ytring ikke skal regnes som et varsel.

At en ytring som gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold som utgangspunkt ikke er et varsel, følger av at reglene om varsling normalt ikke skal gjelde for personalkonflikter og uenigheter om gjennomføringen av arbeidsavtalen. Dette ble konkretisert i de nye reglene, som trådte i kraft 1. januar 2020.

Har arbeidsgiver undersøkelsesplikt ved varsling?

Ja, arbeidsgiver har en undersøkelsesplikt ved mottak av varsel. Denne plikten har ikke vært lovfestet tidligere, men etter de nye reglene får arbeidsgiver en plikt til å sørge for at varselet blir tilstrekkelig undersøkt, innen rimelig tid.

Hvor omfattende arbeidsgivers undersøkelsesplikt er, vil være avhengig av innholdet i varselet. Noen ganger holder det med enklere undersøkelser, som samtaler med enkelte ansatte på arbeidsplassen.

Andre ganger vil det være behov for større undersøkelser. Da kan det ofte være lurt å engasjere noen som er uavhengig av virksomheten, til å undersøke eller granske varselet. Dette kan for eksempel være et advokatfirma eller bedriftshelsetjeneste. Før ekstern gransking iverksettes må man vurdere hva som er den mest hensiktsmessige undersøkelsesformen.

Hva er gransking?

Når et varsel blir mottatt, kan det undersøkes ved gransking.

En gransking kan for eksempel være:

  • Innhenting og undersøkelse av dokumentasjon på, og drøftelse av, om det foreligger mulige forsømmelser på et overordnet nivå, som retter kritikk mot den aktuelle virksomheten
  • Skaffe materiale som skal gjøre arbeidsgiver i stand til å vurdere om ansvarsnormer er brutt
  • Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking
  • Utrede sak som er mottatt som et varsel
  • Innsamling av fakta eller faktaredegjørelse
  • Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd
  • Vurdere hvilke tiltak som kan bidre til å forhindre uheldige forhold i fremtiden (preventivt)

Dersom en virksomhet ønsker ekstern bistand med gransking, som nevnt i eksemplene over, er det viktig at virksomheten får en god oppdragsbeskrivelse med mandat og tidsplan.

Granskingsrapport

Ekstern gransking bør alltid avsluttes med en rapport fra den som har utført oppdraget på vegne av selskapet.

Granskningsrapporten bør inneholde:

  • En beskrivelse av saksforholdet som er utredet og
  • En vurdering av saksforholdet sett i lys av oppdragsgivers mandat, som er fastsatt i oppdragsbeskrivelsen.

Hvorfor granske?

Ved å bruke en ekstern oppdragstaker til å granske et varsel, sikrer arbeidsgiver at habiliteten til den/de som undersøker varselet er ivaretatt. Det vil også kunne sikre en bedre behandling av varselet og oppleves utad som svært ryddig. Videre vil det bidra til å skape ro og tillit, som kan være av særlig betydning for selskapets omdømme.

Krav til varslingsrutiner?

Alle virksomheter med fem ansatte eller flere, plikter å ha varslingsrutiner.

Den 1. januar 2020 trådte det i kraft nye regler i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A, som gjør at også virksomheter med færre ansatte skal ha varslingsrutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

De nye reglene skal også sikre at virksomhetene har klarere retningslinjer. Hensikten er å sørge for bedre og raskere behandling av varsler, samt å medvirke til at kritikkverdige forhold opphører på et tidligere tidspunkt.

Dette kan være en god anledning for arbeidsgiver til å evaluere varslingsrutinene med ansatte og tillitsvalgte.

Gode varslingsrutiner kan føre til riktigere og raskere behandling av varsler. Videre kan det medvirke til at kritikkverdige forhold opphører på et tidligere tidspunkt. Formålet er å bedre arbeidsmiljøet, samt ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.

Last ned: Sjekkliste for varslingsrutiner

Kan arbeidsgiver gjengjelde mot en som varsler?

Det er et absolutt forbud mot å gjengjelde mot en arbeidstaker som varsler i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven kapittel 2 A.

Tidligere har det ikke vært noen definerte eksempler i loven om hva som menes med gjengjeldelse. I de nye reglene er det oppstilt eksempler på hva som menes med gjengjeldelse:

  • trusler, trakassering, usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering eller annen utilbørlig opptreden,
  • advarsel, endring i arbeidsoppgaver, omplassering eller degradering, eller
  • suspensjon, oppsigelse, avskjed eller ordensstraff

Listen er ikke uttømmende, men er ment som eksempler.

Brudd på reglene om forbud mot gjengjeldelse kan medføre at arbeidstaker har krav på oppreisning og erstatning. Det er derfor viktig at arbeidsgiver sørger for at arbeidstaker som varsler, ikke utsettes for noen form for gjengjeldelse.

Codex støtter arbeidsgivere i varslingsprosessen

Vi tilbyr følgende tjenester for å sikre intern kontroll:

  • Gjennomgang og utarbeidelse av varslingsrutiner
  • Tilpasse allerede eksisterende varslingsrutiner i henhold til de nye reglene
  • Være virksomhetens kontaktperson ved varsling og følge opp varsler
  • Bistå med faktaundersøkelser eller granksningsarbeid
  • Gjennomføre selskapskontroll, med innslag av gransking
  • Utrede sak som er mottatt som et varsel
  • Undersøke om det objektivt sett foreligger regelbrudd
  • Å vurdere hvilke tiltak som kan bidre til å forbindre uheldige forhold i fremtiden
  • Å holde kurs for bedriften om varsling

Vi bistår klienter over hele landet.

Vegard lund front

Vi bistår deg ved spørsmål om arbeidsrett

I arbeidslivet dukker det stadig opp problemstillinger som må håndteres individuelt og på riktig måte. Ved riktig håndtering kan man som arbeidsgiver unngå ressurskrevende og kostbare tvister. Våre advokater har erfaring med de fleste arbeidsrettslige problemstillinger.
Våre advokater