- Hovedside>
- Ansettelse>
- Medarbeidersamtale
Medarbeidersamtale – krav, regler og vanlige feil arbeidsgivere gjør
Er medarbeidersamtalen egentlig lovpålagt – og hvordan unngår du at den går galt? Medarbeidersamtalen er et sentralt verktøy for oppfølging, trivsel og utvikling. Men når samtalen gjennomføres feil, kan det skape konflikt, mistillit eller til og med danne grunnlag for personalsaker.
Hos Codex Advokat bistår vi arbeidsgivere med å gjennomføre medarbeidersamtaler riktig, lovlig og konstruktivt – og hjelper til dersom konflikter oppstår i etterkant.
Artikkelen er skrevet og kvalitetssikret av Codex Advokat sitt team for arbeidsrett.
Kort oppsummert
- Arbeidsgiver har plikt til å følge opp ansatte, men selve medarbeidersamtalen er ikke uttrykkelig lovpålagt.
- Arbeidsmiljøloven §§ 4-2 og 4-3 pålegger arbeidsgiver å ivareta de ansattes helse, trivsel og utvikling.
- Samtalen skal handle om arbeid, trivsel og utvikling – ikke advarsler.
- Feil bruk kan føre til personalsaker, brudd på arbeidsmiljøloven eller personvernregler (GDPR).
- Codex Advokat hjelper virksomheter med maler, opplæring, og rådgivning for lovlig gjennomføring av medarbeidersamtaler.
Hva er en medarbeidersamtale?
En medarbeidersamtale er en strukturert, planlagt dialog mellom leder og ansatt om arbeidssituasjon, trivsel, utvikling og mål. Den er et viktig virkemiddel i et godt arbeidsmiljø – og en sentral del av arbeidsgivers oppfølgingsansvar etter arbeidsmiljøloven § 4-2.
Samtalen skal bygge på tillit, åpenhet og respekt. Den skal ikke brukes til å reagere på misnøye, advarsler eller personalsaker – det krever en annen prosess.
Er medarbeidersamtale lovpålagt?
Nei, selve medarbeidersamtalen er ikke lovpålagt. Men arbeidsgiver er pålagt å følge opp de ansatte systematisk for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Dette følger av:
- Arbeidsmiljøloven § 4-2 (2) – krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling.
- Arbeidsmiljøloven § 4-3 (1) – krav om respekt og verdig behandling.
For de fleste virksomheter er medarbeidersamtalen det mest praktiske og dokumenterbare verktøyet for å oppfylle disse lovkravene.
💡 Visste du at?
Selv om medarbeidersamtalen ikke er direkte lovpålagt, kan manglende oppfølging av ansatte bryte med arbeidsmiljøloven – og utløse tilsyn fra Arbeidstilsynet?
Krav til medarbeidersamtalen
En medarbeidersamtale bør alltid være godt forberedt og strukturert.
Som arbeidsgiver bør du sørge for:
- Klare mål og agenda for møtet
- Riktig dokumentasjon og referatføring
- Tydelig skille mellom utvikling og kritikk
- Trygg og respektfull atmosfære
- Taushetsplikt og personvern ivaretatt
Samtalen bør ikke inneholde sensitive vurderinger som deles uten samtykke, og opplysninger må behandles i tråd med GDPR.
Vanlige feil og overtramp
Selv gode intensjoner kan gi uheldige konsekvenser.
Vanlige feil arbeidsgivere gjør i medarbeidersamtaler:
- Bruker samtalen som advarsel eller sanksjon
- Har ingen plan eller oppfølging etterpå
- Gir kritikk uten dokumentasjon
- Noterer sensitive personopplysninger uten lovlig grunnlag
- Lar samtalen preges av maktubalanse og press
Feil håndtering kan gjøre at medarbeidersamtalen får rettslig betydning, særlig dersom den brukes som grunnlag for oppsigelse eller advarsel.
💡 Visste du at?
Dersom en medarbeidersamtale brukes feil, kan arbeidsgiver bli klaget inn for brudd på arbeidsmiljøloven § 4-3 om verdig behandling og respekt?
Trenger du hjelp med medarbeidersamtaler?
Send oss en henvendelse under, så tar vi kontakt.
Arbeidsgivers ansvar etter arbeidsmiljøloven
Arbeidsgiver skal:
- Ivareta de ansattes helse og velferd
- Følge opp trivsel, utvikling og samarbeid
- Sørge for trygghet og konfidensialitet
- Dokumentere og følge opp tiltak
En medarbeidersamtale er derfor ikke bare et “HR-verktøy” – det er en del av arbeidsgivers plikttil å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.
Når medarbeidersamtalen blir en personalsak
I enkelte tilfeller utvikler medarbeidersamtalen seg til konflikt eller formell sak.
Det skjer typisk hvis arbeidsgiver:
- Tar opp alvorlige forhold uten forvarsel
- Bruker samtalen som grunnlag for oppsigelse
- Ikke informerer den ansatte om formålet
Da kan arbeidstaker oppleve samtalen som en form for advarsel, og det kan bli en personalsak.
Codex Advokat bistår både arbeidsgivere og arbeidstakere i slike tilfeller.
Slik hjelper Codex Advokat deg
For arbeidsgivere:
- Utarbeidelse av retningslinjer og maler for medarbeidersamtaler
- Opplæring av ledere i korrekt gjennomføring
- Juridisk bistand ved klager, konflikter og personalsaker
- Rådgivning om personvern og dokumentasjonsrutiner
For arbeidstakere:
- Gjennomgang av samtalereferater og vurdering av overtramp
- Bistand ved urimelig kritikk, advarsel eller gjengjeldelse
- Juridisk hjelp ved konflikt eller oppsigelse
Ofte stilte spørsmål om medarbeidersamtaler
Nei, medarbeidersamtaler er ikke direkte lovpålagt. Likevel har arbeidsgiver en lovpålagt plikt til å følge opp ansatte etter arbeidsmiljøloven §§ 4-2 og 4-3. Medarbeidersamtalen er et vanlig og anbefalt verktøy for å oppfylle dette kravet.
Samtalen skal være strukturert, dokumentert og basert på dialog. Den skal handle om trivsel, arbeidsforhold og utvikling – ikke disiplinære forhold. Det er viktig å ivareta personvern, konfidensialitet og oppfølging etter møtet.
I utgangspunktet nei. Arbeidsgiver kan kreve deltakelse som en del av sin oppfølgingsplikt, men samtalen må gjennomføres på en måte som ivaretar trygghet og verdighet for den ansatte.
Ja. Medarbeidersamtalen er konfidensiell, og arbeidsgiver må behandle all informasjon i tråd med personvernlovgivningen (GDPR). Notater skal lagres sikkert og kun brukes til formålet de ble samlet inn for.
Ja, dersom innholdet er relevant. Arbeidsgiver må kunne vise til at prosessen var forsvarlig og saklig. Feil bruk av medarbeidersamtaler kan derimot slå tilbake og bli vurdert som et lovbrudd eller brudd på arbeidsmiljøloven § 4-3.