Drøftelsesmøte – tips og råd for arbeidsgiver

Et drøftelsesmøte er et møte mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som vurderes oppsagt og/eller arbeidstakers tillitsvalgt. Kravet til drøftelsesmøte følger av arbeidsmiljøloven § 15-1. Der står det følgende:

«Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes».

I drøftelsesmøtet skal arbeidsgiver presentere grunnlaget for at det vurderes oppsigelse. Arbeidstaker skal på sin side få mulighet til å stille spørsmål og inngi sitt syn på saken. Det er viktig at det ikke blir tatt noe avgjørelse om oppsigelse, avskjed eller suspensjon i forkant av drøftelsesmøtet.

• Les mer om: Drøftelsesmøte / drøftingsmøte - Dette bør du vite [Gratis mal]
• Les mer om: Drøftelsesmøte for ansatt – tips og råd

Formålet med drøftelsesmøtet er å sørge for at arbeidsgiver har de nødvendige opplysninger som trengs før det treffes en beslutning om oppsigelse. Det må ses i lys av arbeidstakers stillingsvern. Det følger av arbeidsmiljøloven § 15-7 at arbeidstaker ikke kan sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold.

Kravet til saklig grunn innebærer at arbeidsgiver må bygge sin vurdering på et riktig, fyllestgjørende og relevant faktisk grunnlag. Det skal ikke foretas usaklige eller utenforliggende hensyn, og arbeidsgiver må kunne vise til gode grunner for at oppsigelse skal være lovlig. For å kunne forsikre seg om at det foreligger tilstrekkelig oppsigelsesgrunnlag, er det avgjørende at arbeidsgiver har et fullstendig bilde av saken og at det ikke foreligger noen misforståelser mellom partene.

For arbeidstaker er drøftelsesmøtet viktig for å sikre deres rett til kontradiksjon.

• Les mer om: Oppsigelser: Alt du trenger å vite
• Les mer om: Oppsigelsesgrunnlag - hva er saklig oppsigelse?
• Les mer om: Nedbemanning: [Guide] for prosessen

Oppsigelse skal være siste utvei, enten det gjelder virksomhetens eller arbeidstakers forhold. Det innebærer at arbeidsgiver må kunne dokumentere at det har blitt vurdert andre alternativer. Allerede i forkant av et drøftelsesmøte bør det vurderes om det finnes andre muligheter. Gjelder det arbeidstakers forhold kan det bli aktuelt å gi en advarsel, ha oppfølgingsmøter eller omplassere vedkommende. Gjelder det økonomiske forhold bør arbeidsgiver vurdere om det finnes andre bedriftsøkonomiske tiltak enn nedskjæringer av årsverk. Har arbeidsgiver grunn til å tro at de økonomiske problemene er av midlertidig karakter, kan det være grunnlag for permittering.

• Les mer om: Permittering: Alt fra A-Å

Det er ingen formkrav til drøftelsesmøte, men vår anbefaling er at innkallingen blir gitt skriftlig. Det er viktig at arbeidstakeren skjønner at det er et drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1 og at vedkommende har rett til å ha med seg en rådgiver. Arbeidstakeren bør få innkallingen i rimelig tid før møtet.

Vurderes det oppsigelse av sykemeldt arbeidstaker må det likevel innkalles til drøftelsesmøte. Husk likevel på at syke arbeidstakere har et særlig vern mot oppsigelse.

• Les mer om: Oppsigelse under sykemelding: Dette bør du vite
• Les mer på codex.no: Sykdom og oppsigelse

Før selve drøftelsesmøtet er det viktig at du som arbeidsgiver får samlet relevant dokumentasjon og forberedt spørsmål. Gode forberedelser er viktig, og et drøftelsesmøte bør ikke tas på sparket. Et godt tips kan være å skrive en agenda til møtet og eventuelt printe ut denne til arbeidstakeren, slik at vedkommende er forberedt på hva dere skal snakke om til møtet.

Arbeidsgivers plikt til å gjennomføre drøftelsesmøte gjelder bare så langt det er praktisk mulig. Dersom arbeidstaker velger å ikke møte kan det fattes avgjørelse om oppsigelse uten at det er gjennomført drøftelsesmøte. Vi anbefaler likevel at arbeidstaker får et par muligheter til å møte, særlig hvis vedkommende er syk. Er det vanskelig for arbeidstaker å stille i drøftelsesmøte av ulike grunner, kan det tilbys at møtet avholdes digitalt.

Selv om arbeidsmiljøloven oppstiller et krav til drøftelsesmøte, vil ikke manglende drøftelsesmøte automatisk medføre ugyldighet. Det vil likevel være en saksbehandlingsfeil som er relevant ved vurderingen av om en oppsigelse er saklig. Rettspraksis viser at domstolene generelt er strenge når det gjelder arbeidsgivers saksbehandling. Man bør derfor som klar hovedregel innkalle til drøftelsesmøte. Det er nemlig arbeidsgiver som har bevisbyrden for at oppsigelse bygger på et saklig grunnlag og at det har blitt foretatt en grundig prosess.

Det er ikke bare arbeidstaker som har mulighet til å ha med seg rådgiver i drøftelsesmøte. Mange arbeidsgivere får bistand, enten fra HR og/eller advokat. Det er særlig tilfellet i større nedbemanningsprosesser. Dersom du er usikker på grunnlag for oppsigelse eller prosessen videre, kan det være fordelaktig å få profesjonell hjelp. Vår anbefaling er at man heller tar kontakt med advokat tidlig enn sent.

Arbeidsmiljøloven stiller ikke krav til at det føres referat fra drøftelsesmøter. Vi anbefaler likevel at det alltid føres protokoll slik at det kan dokumenteres at det ble avholdt drøftelsesmøte og hva som ble drøftet. Som regel er det arbeidsgiversiden som påtar seg ansvaret for å føre protokoll. Protokollen bør gi en saklig og nøytral fremstilling av det som ble sagt på møtet.

Drøftelsesmøter begynner som regel ved at partene presenterer seg selv før arbeidsgiver forteller litt om bakgrunnen for at det vurderes oppsigelse av arbeidstaker. Vurderes det oppsigelse på bakgrunn av økonomiske forhold, kan det være fordelaktig at det legges frem dokumentasjon på at selskapet gjør det dårlig og/eller har behov for restrukturering.

Det samme gjelder om arbeidstaker vurderes oppsagt på bakgrunn av egne forhold. Vi anbefaler at viktige beskjeder i saken enten gis eller gjentas skriftlig, og at det blir gitt en skriftlig advarsel om arbeidstaker har gjort noe klanderverdig. I slike tilfeller bør det også kunne gis konkrete eksempler. Arbeidsgiver bør også kunne vise til at arbeidstaker har fått tilbakemelding om forholdene tidligere og fått mulighet til å forbedre seg, ved mindre situasjonen er så alvorlig at drøftelsesmøte innkalles etter en enkelthendelse.

Det følger av arbeidsmiljøloven § 15-1 at både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes. Det innebærer at dersom det er snakk om nedbemanning, skal arbeidsgiver fortelle om utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier

Under møtet er det viktig at arbeidstaker får mulighet til å stille spørsmål, supplere faktum og komme med merknader til saken. Som arbeidsgiver er det viktig at du viser forståelse for at det er vanskelig å møte i drøftelsesmøte som arbeidstaker, uavhengig av oppsigelsesgrunn. God kommunikasjon er konfliktdempende, og det er derfor viktig at arbeidstakeren opplever å bli hørt.

Oppsigelse som følge av driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, vil ikke være lovlig om arbeidsgiver har annet passende arbeid i virksomheten. Som arbeidsgiver må du derfor foreta en undersøkelse av om det foreligger en ledig stilling i selskapet som arbeidstakeren vil være kvalifisert for.

• Les mer om: Annet passende arbeid ved oppsigelse

Til slutt er det vanlig å spørre arbeidstaker om vedkommende har noen spesielle sosiale forhold som arbeidsgiver bør ta hensyn til. Det kan for eksempel være forsørgerbyrde, sykdom eller gjeldsordning.

Arbeidsgiver? Slik bistår vi deg:

• Vurdering om selskapet har grunnlag for oppsigelse av arbeidstaker.
• Bistand med saksbehandlingen i forbindelse med innkalling til drøftelsesmøte og gjennomføring av oppsigelse.
• Bistand i forbindelse med gjennomføring av drøftelses- og/eller forhandlingsmøte.
• Dialog og forhandlinger med arbeidstaker.
• Bruk av sluttavtaler.
• Bistand i forbindelse med rettslig prosess i domstolen.

Vi bistår klienter over hele landet.