Kontrolltiltak på jobb: Innsyn i e-post ved oppsigelse?

Med kontrolltiltak menes tiltak som har til hensikt å kontrollere en eller flere ansattes aktiviteter. Eksempler på kontrolltiltak kan være alt fra rustesting, timeføringskontroll, kameraovervåkning, tilgangskontroll og innsyn i e-post, som artikkelen i det videre vil omhandle.

Kontrolltiltak kan oppleves som inngripende av den eller de som utsettes for det. Det finner derfor saksbehandlingsregler for hvordan du skal gå frem ved kontrolltiltak.

• Les mer om: Personopplysninger
• Les mer om: Kan arbeidsgiver sjekke min e-post i oppsigelsestiden?

Kapittel 9 i personopplysningsforskriften regulerer arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post og annet elektronisk lagret materiale.

I forbindelse med fratreden bestemmer § 9-4 at arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid når arbeidsforholdet avsluttes.

Hva som er rimelig tid må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, men 6 måneder etter ansettelsesforholdets opphør antydes som tilstrekkelig tid for arbeidsgiver.

postkasser med mindre det foreligger samtykke. Arbeidsgiver har imidlertid rett til å få innsyn i arbeidstakerens e-postkasse i følgende tilfeller:

• Der innsyn er nødvendig for å ivareta daglig drift
• Når det foreligger andre berettigede interesser for bedriften.
• Ved berettiget mistanke om grove brudd på plikter som følger av arbeidsforholdet
• Ved berettiget mistanke om grove brudd som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed

Dette følger av personopplysningsforskriften § 9-2. Eksempler på tilfeller er der arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

• Les mer om: Oppsigelse

Typiske tilfeller som vil rammes av bestemmelsen, er blant annet:

• spredning av rasistisk materiale
• nedlastning av materiale i strid med opphavsrettigheter
• bruk som går på bekostning av arbeid og kolleger
• trakassering av kolleger
• spredning av spam
• straffbare handlinger (som utsendelse av barnepornografisk materiale)

Husk at det er du som arbeidsgiver som må bevise at det er grunnlag for slik mistanke.

Det at arbeidstakeren samtykker til innsyn hjemler imidlertid ikke automatisk en rett til innsyn for arbeidsgiveren.

Drøfting med tillitsvalgte

I henhold til arbeidsmiljøloven (aml.) § 9-2 plikter du så tidlig som mulig å drøfte behovet, utformingen, gjennomføringen og vesentlige endringer av kontrolltiltak i virksomheten med de ansattes tillitsvalgte.

Ansattes rett til varsel

Arbeidstakeren skal så langt som mulig varsles før innsyn for å få anledning til å uttale seg før innsyn blir gjennomført. Dette kravet samsvarer med arbeidsmiljølovens krav om at de berørte ansatte skal informeres før kontrolltiltaket (aml. § 9-2). Det må også ses i sammenheng med prinsippet om åpenhet, som er et krav i personvernforordningen. Prinsippet innebærer at du som arbeidsgiver klart og åpent skal informere om dine handlinger.

Dette bør varselet inneholde:

• Begrunnelse for hvorfor dere mener vilkårene for innsyn anses oppfylt (forskriften)
• En redegjørelse for arbeidstakerens rettigheter etter forskriften (forskriften)
• Formålet med innsynet (aml. § 9-2 (2))
• Praktiske konsekvenser av innsynet, herunder hvordan innsynet vil bli gjennomført (aml. § 9-2 (2))
• Innsynets antatte varighet (aml. § 9-2 (2))

Kravet til varsel før innsyn er ikke absolutt, men det er en høy terskel for å gjøre unntak fra denne bestemmelsen. Dette som følge av at det er et grunnleggende personvernprinsipp at man skal få informasjon ved behandling av personopplysninger om seg selv.

Dersom du som arbeidsgiver nekter å gi informasjon, må det begrunnes skriftlig, med en presis henvisning til hjemmelen for unntaket.

å gi informasjon, må det begrunnes skriftlig, med en presis henvisning til hjemmelen for unntaket.

Ansattes rett til å uttale seg

Arbeidstakeren skal så langt det lar seg gjøre gis anledning til å uttale seg før du gjennomfører innsynet.

Du må videre sette frister som gjør at arbeidstakeren har reell mulighet til å bruke rettighetene sine.

Ansattes rett til å være til stede

Arbeidstakeren skal i tillegg så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet. Arbeidstaker skal også få anledning til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant, under gjennomføringen. Arbeidstakeren kan imidlertid fritt avstå fra å være tilstede eller fra å ha noen representant.

Kravet om varsling er ikke absolutt, og dersom innsyn skjer uten forutgående varsel, for eksempel om arbeidsgiver ikke rekker å varsle før innsyn eller den ansatte ikke er mulig å få tak i, skal den ansatte underrettes så snart innsynet er gjennomført.

Dette bør underretningen inneholde:

• Begrunnelse for hvorfor arbeidsgiver mener vilkårene for innsyn anses oppfylt
• En redegjørelse for arbeidstakerens rettigheter etter forskriften
• Hvilken metode som er benyttet ved innsynet
• Hvilke e-poster eller andre dokumenter som er åpnet
• Resultatet av innsynet

Arbeidstaker har i alle tilfelle en plikt til å overlevere all virksomhetsrelatert informasjon til deg som arbeidsgiver ved fratreden. Dette for å sørge for at du får beholde all nødvendig informasjon som tilhører bedriften. Arbeidstaker bør sørge for å fjerne privat e-poster i slike tilfeller.

Kravet om åpenhet innebærer at du som arbeidsgiver bør utarbeide retningslinjer for innsyn i e-post og annet elektronisk lagret materiale, herunder retningslinjer for avvikling av e-postkasse ved arbeidstakers fratredelse. Du bør dessuten informere dine ansatte på en enkel og klar måte om retningslinjene.

Hensikten med dette er å sikre forutberegnelighet for de ansatte slik at de vet hva som gjelder og hva de må forholde seg til når de tar i bruk de elektroniske kommunikasjonsmidlene eller utstyr som arbeidsgiveren har stilt til rådighet.

Retningslinjenes omfang og innhold bør vurderes opp mot organisasjonens behov og størrelse.

Spørsmål arbeidsgiver bør besvare i retningslinjene:

• I hvilke tilfeller kan det blir aktuelt med innsyn?
• Hvem kan beslutte innsyn?
• Hvilken fremgangsmåte skal benyttes ved innsyn?
• Er det satt noen begrensninger for de ansattes bruk bruk av e-post eller andre elektronisk lagret materiale til private formål?
• Dette bør i så tilfelle klargjøres i retningslinjene.
• Foreligger det tiltak som kan hindre behovet for innsyn?
• Dette kan for eksempel være bruk av fraværsassistent ved planlagt fravær (ferie, kurs osv.), og rutiner for fortløpende arkivering/overføring av virksomhetsrelatert informasjon til relevante fagsystemer.
• Hvor lenge lagres opplysninger, og når slettes opplysningen for godt?
• Hvilken rutine har arbeidsgiver for avslutning og sletting av elektronisk lagret materiale ved opphør av de ansattes arbeidsforhold?

Tillegg bør retningslinjene inneholde informasjon om tillitsvalgtes deltakelse i utarbeidelsen av retningslinjene.

Er du arbeidgsiver? Slik kan vi bistå:

• Vurdere om du har grunnlag for å igangsette kontrolltiltak, herunder innsyn i ansattes e-postkasse
• Drøftelser med tillitsvalgte
• Bistand med saksbehandling i forbindelse med innsyn
• Bistand ved utarbeidelse av retningslinjer for innsyn
• Bistand i forbindelse med rettslig prosess i domstolen

Er du arbeidstaker? Slik kan vi bistå

• Vurdering av kontrolltiltakets rettmessighet
• Dialog med arbeidsgiver
• Bistand i forbindelse med rettslig prosess i domstolen

Vi bistår klienter over hele landet.